Een wens van veel bedrijven is om veiligheid meer visueel te maken op de werkplek. Het leek ons goed om een overzicht te maken van de mogelijkheden en de laatste best practices hierin mee te nemen. We weten ondertussen hoe onze hersenen te werk gaan: ons reptielenbrein stuurt ons (onbewuste) gedrag aan als reactie op een omgevingsprikkel; ons zoogdierenbrein activeert de bijbehorende emoties (amygdala). Ons mensenbrein – ten slotte – reflecteert en bedenkt de juiste argumenten bij ons gedrag. Via visuele veiligheid is het mogelijk om omgevingsprikkels te veranderen en op die manier veiligheidsgedrag te beïnvloeden.
Visueel overzicht van taken
In mijn blog van september 2019 heb ik gepleit voor een integratie tussen Lean en HSEQ processen. Eén van de belangrijkste Lean processen is Visual management. Kort gezegd komt dit neer op informatie en communicatie op de werkvloer, zodat iedereen de status van activiteiten direct kan zien. De fabriek of de werkplek spreekt als het ware. Een eerste stap hierin is het visualiseren van taken en verantwoordelijkheden door een grote fotoplaat met eigenaren per proces of expertisegebied. Neem ook de teams mee waarmee een eigenaar samenwerkt. Bijvoorbeeld het team incidentanalyse, het team compliance in projecten of het BHV-team. Op deze manier is het voor iedereen duidelijk waar taken en verantwoordelijkheden liggen.
Visuele werkplek
Op de werkplek zelf kennen we al de veiligheidssignalering. Voorbeelden hiervan zijn akoestische of visuele alarmsignalering, bijvoorbeeld als waarschuwing voordat een machine opstart, pictogrammen en tekstwaarschuwingen. De obeya ruimte, die in de blog van september beschreef, is ook een vorm van visuele veiligheid, evenals het 5S concept, de Andon borden en de Red brain labels. Deze laatste twee zijn voorbeelden van nudging en ook in een 5S programma wordt nudging toegepast.
Nudging is het subtiel doorvoeren van kleine veranderingen in de fysieke omgeving om gedrag te beïnvloeden. Nudging kan ook worden toegepast om onbewuste associaties op te roepen die ons gedrag sturen. Bijvoorbeeld de associatie tussen onveilig gedrag en onze kinderen. Teken eens een hinkelpad of een kindertekening op de grond van een drukke doorgang voor heftrucks. Experimenteer eens met 3D-tekeningen (hologram) van een spelend kind in de fabriek. Breng een afbeelding van kinderogen aan op ooghoogte bij het verlaten van de kantine.
Visuele werkinstructies
Werkinstructies op de werkplek zijn een vorm van visuele veiligheid. Goed opgestelde werkinstructies vergemakkelijken zowel de taak van de leidinggevende als van de werknemer. De instructies kunnen worden gebruikt bij de introductietraining van nieuwe medewerkers, voor gedragsobservaties, als onderdeel van het trainingsmateriaal, bij incidentenanalyses, bij toolbox-bijeenkomsten en om medewerkers te coachen. Maak een werkinstructie zo visueel mogelijk, bijvoorbeeld door te werken met tekeningen, kleuren of maak een filmpje van een werkinstructie. Begin met het doel en het belang van de taak (de Waarom vraag). Dit verhoogt de intrinsieke motivatie van de medewerker.
Begin met werkinstructie voor risicovolle taken. Eventueel kunnen aparte Kritieke Taak Instructies worden gemaakt voor bijvoorbeeld werken op hoogte, werken met gevaarlijke stoffen, werken in besloten ruimten, hijs-hefmiddelen, transportmiddelen, machine- of explosieveiligheid, Lock-Out-Tag-Out-Try-Out (LOTOTO) enzovoort. Zorg dat risicovolle taken in een werkinstructie goed opvallen. Denk eraan een foto van de verantwoordelijke voor de werkinstructies op de visuele fotoplaat op te nemen zodat dit ook duidelijk is.
Visuele promotiecampagne
Een bijzondere vorm van visuele veiligheid is de promotiecampagne. Een promotieprogramma kan verschillende doelen dienen, zoals het verhogen van het bewustzijn rondom een specifiek thema, het veranderen van de attitude hieromtrent of het verhogen of opfrissen van kennis over dit thema. Een promotiecampagne heeft niet direct effect heeft op gedrag maar wel op bewustzijn, attitude en kennis. Een promotiecampagne kan ondersteunend zijn aan een veiligheidscultuur- of gedragsprogramma, echter kan dit niet vervangen.
Een effectief promotieprogramma ondersteunt de implementatie van beleid of veranderingen op een aansprekende, humoristische, visuele en inspirerende wijze. Dit betekent dat de communicatie vooral is gericht op de Waarom vraag. Daarnaast kunnen specifieke programma’s of thema’s via promotie kracht worden bijgezet. Een promotieprogramma ondersteunt de persoonlijke- en groepscommunicatie rondom veiligheid. Onderdelen van een dergelijk programma zijn bijvoorbeeld nieuwsbrieven, posters, toespraken, gadgets, buttons, films, wedstrijden, leaflets, memo’s en publicatieborden.
Met een effectief promotieprogramma kunt u medewerkers dagelijks confronteren met (positief geformuleerde) informatie over een veiligheidsthema. In de kantine hangen dan bijvoorbeeld posters en op het publicatiebord verschijnen wekelijks nieuwe overzichten met tips en foto’s. Een direct effect hiervan is dat collega’s onderling meer over deze thema´s praten (‘in het oog, in het hart’). Symbolen en kleuren kunnen worden toegepast voor specifieke veiligheidsthema’s. Helemaal mooi is het als deze symbolen en kleuren op de werkplek terugkomen. Denk eraan om posters e.d. om de paar maanden te verplaatsen om gewenning en dus afname van het effect te voorkomen.
Visuele training
Om te zorgen dat uw cursisten 90 procent van de training onthouden, is het van belang de training zo visueel mogelijk te maken. Laat mensen bijvoorbeeld oefenen met de materie in een (gesimuleerde) praktijksituatie – bijvoorbeeld in een rollenspel – en laat ze tegelijkertijd vertellen wat ze doen. Nieuwe informatie kan het beste systematisch opgebouwd worden aangeboden, het liefst visueel ondersteund door video’s en foto’s (zo wordt immers 40 procent van de informatie onthouden). Laat de deelnemers ook in eigen woorden de aangeboden informatie samenvatten (70 procent onthouden). Als bovendien de aangeboden informatie in de (gesimuleerde) praktijksituatie (bootcamp) voor medewerkers herkenbaar is, onthouden zij deze informatie nog beter. De cursisten voelen dan als het ware direct het effect van de opgedane kennis of vaardigheid in de praktijk.
Visuele LMRA
Een klein percentage van ons gedrag sturen we bewust aan via het reptielenbrein (hooguit 5 procent van ons gedrag). Hoe kun je die 5 procent bewust gedrag vergroten? Het antwoord is: ‘door gewenst gedrag met behulp van het mensenbrein te visualiseren’. Hoe gedetailleerder ik een taak of project van tevoren visualiseer (of nog beter, ‘droog’ oefenen), hoe groter de kans dat de taak overeenkomstig verloopt. Door visualiseren programmeren we ons reptielenbrein. Dit visualiseren van een taak gaat makkelijker als je het samen doet bijvoorbeeld in een Start Werk Analyse, Safety Briefing of Laatste Minuut Risico Analyse (LMRA). Hoe gedetailleerder het werk vooraf wordt gevisualiseerd, hoe beter de risico’s vooraf herkend en erkend worden, en hoe veiliger het werk zal verlopen.
Visueel belonen
Belonen werkt op lange termijn beter dan straffen. Ook beloningen kunnen we visueel maken. Installeer bijvoorbeeld een timer op een plek waar gewacht moet worden (nog 30 seconden tot het licht op groen springt), of een smiley als een heftruckbestuurder binnen de adviessnelheid blijft. Of een lichtkrant met een ”Dank namens jullie gezinnen” als een periode zonder ongevallen is gewerkt.
Er zijn bedrijven die een consequentiematrix hebben uitgewerkt in een visueel kaartensysteem. Ieder jaar wordt een klein doosje rode kaarten besteld, een grote doos gele kaarten en 5 grote dozen groene kaarten. Leidinggevenden op alle niveaus delen deze kaarten uit waarbij ook een registratie plaats vindt. 5 groene kaarten bijvoorbeeld betekent een dinerbon voor 2 personen. Aan het eind van het jaar zijn alle dozen ongeveer gelijk leeg, zodat het belonen, corrigeren en straffen van veilig en onveilig gedrag in balans is. De optimale verhouding hierin is 3:1, dus 3 complimenten staan tegenover 1 correctie.
De volgende stap in de ontwikkeling zal zijn het belonen door middel van spelvormen in het bedrijf. Veiligheidsactiviteiten zoals meldingen, feedback, met succes afgeronde lessen of training, start werk overleg, toolboxen en dergelijke kunnen in een app geautomatiseerd worden. Dit kan in een spelvorm zodat mensen of teams punten kunnen verdienen. Deze spelvormen verhogen de intrinsieke motivatie, zeker als mensen hun score ten opzichte van collega’s kunnen zien en direct de beloning zien (een extra verdiend punt). Op die manier verbetert u veiligheid spelenderwijs (letterlijk en figuurlijk).
Tot slot
Visuele veiligheid is een effectieve manier om veiligheidsgedrag te beïnvloeden. Wellicht is het voor HSE stafmedewerkers, adviseurs, trainers en coaches ook beter om meer tijd op de werkvloer door te brengen en minder tijd achter een computer, dus ook meer zichtbaar (visueel) te zijn.
Download de posterset ‘Draag je PBM’s’
Maak medewerkers veiligheidsbewust. Wat zijn de veiligheidsgevaren op de werkvloer en hoe beperken persoonlijke beschermingsmiddelen de risico’s. Om het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen op de werkvloer te stimuleren bieden we u een gratis handig hulpmiddeltje. Download de posters en hang deze op in uw organisatie.
Gerd-Jan Frijters, oprichter van D&F Group b.v.
Geef een reactie
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.