In bijna elke organisatie waar werknemers of cliënten (bijvoorbeeld patiënten van een ziekenhuis) een zeker veiligheidsrisico lopen, wordt periodiek een interne veiligheidsaudit uitgevoerd met als doel het bewaken en bevorderen van de veiligheid van deze werknemers en cliënten. Een interne veiligheidsaudit biedt inzicht in onderliggende factoren, mogelijke veroorzakers van veiligheidsrisico’s en ongelukken op de werkvloer. Organisaties die een interne audit uitvoeren zijn daarom altijd op de hoogte wat betreft eventuele acties die ondernomen moeten worden om een veiliger (werk)klimaat te realiseren en garanderen. Interne audits worden uitgevoerd door een equipe bestaande uit interne medewerkers, managers en directieleden, vandaar de term interne audit. Ondanks dat interne audits op relatief grote schaal worden toegepast ontbreekt het aan kennis over factoren die bijdragen aan een effectieve audit alsmede aan kennis over factoren die een effectieve interne audit hinderen. Voor onderzoekers van Gelderen en collega’s reden genoeg om hier een wetenschappelijke studie aan te wijden.
Interne audit voor de veiligheid van patiënten
Om een beter begrip te krijgen over factoren die een effectieve interne audit stimuleren of hinderen, werd er in de context van de veiligheid van patiënten in verschillende Nederlandse ziekenhuizen, onderzoek gedaan naar ervaringen en percepties van verschillende stakeholders op het gebied interne audits met als doel het bewaken en bevorderen van de veiligheid van patiënten. Specifiek had de wetenschappelijke studie van van Gelderen en collega’s als doel om factoren die bijdragen aan een effectieve interne audit en factoren die een effectieve interne audit hinderen inzichtelijk te maken om zo de interne audit voor de veiligheid van patiënten in Nederlandse ziekenhuizen te verbeteren.
Diepte-interviews met auditoren
Om bovengenoemde inzichten te verkrijgen werden er kwalitatieve diepte-interviews gehouden met interne auditoren van zes Nederlandse ziekenhuizen (twee academische ziekenhuizen, twee algemene ziekenhuizen en twee ziekenhuizen die dienen als opleidingsinstituut voor toekomstige medewerkers). In totaal werden er 43 diepte-interviews gehouden met directieleden (n=5), leden van de Raad van Commissarissen (n=5), medisch specialisten (n=12) en kwaliteitsmedewerkers (n=21). Van de geïnterviewden, was 56% vrouwelijk en had 40% zes of meerdere jaren ervaring in de huidige functie. Diepte-interviews vonden face-to-face plaats en bevatten 4 overkoepelende thema’s:
- Houding van de directie tegenover interne audits
- Organisatie en inhoud van interne audits
- Competenties en samenstelling van het audit team
- Culturele factoren en houding van tegenover auditing
Een leercultuur is cruciaal
Allereerst, vonden de onderzoekers dat de kwaliteit en effectiviteit van audits afhankelijk is van de aanwezigheid of absentie van een zogeheten ‘leercultuur’. Met leercultuur bedoelen de onderzoekers een cultuur die gebaseerd is op openheid over fouten en de wil om te leren van deze fouten. De absentie van een dergelijke cultuur leidt zeer waarschijnlijk tot een ineffectieve en kwalitatief inferieure audit, zo concludeerden de onderzoekers. Ten tweede, volgens de onderzoekers en de geïnterviewden heeft een interne audit te leiden aan ineffectiviteit en een gebrek aan kwaliteit wanneer audits en de inhoud ervan niet voldoende worden geëvalueerd. Na afloop van elke audit is het van belang dat het team bijeenkomt, de audit evalueert en overeenstemming bereikt over wat wel en wat niet heeft bijgedragen aan de effectiviteit en kwaliteit van de audit. In het verlengde hiervan en rekening houdende met het eerste punt, is het belangrijk dat het team en de organisatie over de juiste cultuur beschikt om te leren van deze evaluatie. Ook onthulde de studie dat de kwaliteit van de audit en de resultaten hiervan deels afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van medische specialisten om het auditteam te complementeren en het doorgaans ontbreken van patiënten in het team.
Audits als waardevol instrument om veiligheid te meten en verbeteren
Als laatste vonden de onderzoekers dat de kwaliteit en effectiviteit van een audit sterk wordt beïnvloed door de mate waarin directieleden en medewerkers audits beschouwen als een bruikbare en waardevolle manier op veiligheid te meten en verbeteren. Het feit dat de impact van een succesvolle audit niet direct op korte termijn waarneembaar is, bijvoorbeeld in de vorm van een acute vermindering van ongelukken en hiermee een directe verbetering van de veiligheid, maakt het moeilijk om bewustwording met betrekking tot het nut en de urgentie van een interne veiligheidsaudit te stimuleren onder medische specialisten, directieleden, commissarissen en algemene medewerkers. Daarnaast draagt het ontbreken van deze waarneembaarheid bij aan het feit dat interne audits veelal de ‘strijd verliezen’ tegen problemen die wel direct waarneembaar zijn, zoals financiële problemen, het adopteren van nieuwe technologieën om groei te realiseren en te kort aan personeel. Het aanpakken van zulke issues wordt vaak belangrijker geacht dan een audit.
Implicaties voor de praktijk
Overall laten de resultaten van de studie van van Gelder en collega’s zien dat effectieve audits vallen en staan bij actief leiderschap vanuit de directie. Bijvoorbeeld, door middel van het actief monitoren van de audit resultaten en door het verplichten van afdelingen om de resultaten te implementeren, monitoren en te evalueren of deze implementatie, op de langere termijn, een impact heeft. De bevindingen wijzen ook op het feit dat er een behoefte is aan het realiseren en in stand houden van een cultuur waarin medewerkers deelname aan een audit zien als belangrijk onderdeel van hun functie, in plaats van verplichting. In het verlengde hiervan, concludeerden de onderzoekers dat wanneer een audit wordt gecommuniceerd als mogelijkheid om te leren, als een kans om de afdeling te helpen groeien en als een mogelijkheid om persoonlijke groei te realiseren, organisaties het beeld van een audit als verplichting mogelijk weg kunnen nemen. Afsluitend, directieleden en commissarissen dienen de juiste voorwaarden die leiden tot een effectieve en kwalitatieve audit te faciliteren. Zo dienen zij ervoor te zorgen dat teams niet alleen bestaan uit kwaliteitsmedewerkers maar ook uit medische specialisten en patiënten, dat er voldoende draagvlak is voor een audit en dat het team voldoende (administratief) wordt ondersteund om een interne veiligheidsaudit te realiseren. Kortom: zorg voor voldoende variatie, draagvlak en (administratieve) ondersteuning is het credo van de onderzoekers.
Dr. Elroy Boers is als onderzoeker verbonden aan de Universiteit van Montreal. Zijn onderzoek richt zich op het mentaal welzijn van mensen in de hedendaagse maatschappij. Daarnaast is hij de medegrondlegger van wetenschappelijk adviesbureau Science for Strategy.
Geef een reactie
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.